Toenemende hoeveelheden data en toenemende eisen aan de betrouwbaarheid van de bestaande data zorgen ervoor dat dienstverleners zoals bijvoorbeeld Databalance deze taken vaak op zich nemen. Het netwerken van steeds meer computers en technische apparaten die toegang hebben tot een gedeeld geheugen is alleen compatibel met speciale oplossingen. Deze toenemende complexiteit vereist een heroverweging en het creëren van nieuwe structuren in eerdere IT-afdelingen. Degenen die verantwoordelijk zijn voor de opslag in het bedrijf moeten niet alleen de pure capaciteit in de gaten houden, maar moeten ook alle bijbehorende processen kunnen overzien. Indien een externe oplossing van dienstverleners niet in het belang van het bedrijf is, kan gebruik worden gemaakt van interne softwareoplossingen.
Storage management software
Een belangrijke voorwaarde voor het gebruik van storage management software is het volledige netwerk van het bedrijf. Ook dient het opslagteam voortdurend in contact te staan met de gebruikers om bij problemen snelle oplossingen te kunnen bieden. Bovendien moeten de serviceniveaus worden gedefinieerd en gedocumenteerd. Ze moeten worden gepresenteerd volgens hun opslagniveaus. Zodra deze voorbereidingen zijn afgerond, kan de juiste software worden gebruikt. Intelligente software helpt om overtollige bestanden te identificeren. Idealiter wordt met behulp van de storagesoftware het lange termijn beheer zo autonoom mogelijk gegarandeerd. Ongewenste bestanden zoals MP3’s of AVI’s kunnen vanaf het begin worden geblokkeerd en er kan een beperkte hoeveelheid opslagruimte beschikbaar worden gesteld aan individuele groepen. Om het overzicht te behouden, bieden de gangbare oplossingen een grafische voorstelling van de geheugentoewijzing en het gebruik ervan. Uiteraard kan dit per gebruiker worden uitgesplitst, zodat het gebruik door individuele gebruikers kan worden geanalyseerd. Naast het ter beschikking stellen van absolute opslagcapaciteiten zijn ook budgetregelingen mogelijk. Zo kan een specifiek budget voor opslagmedia aan een afdeling worden toegewezen. Dit maakt een eerlijke vergelijking tussen afzonderlijke afdelingen mogelijk en dwingt hen zuinig om te gaan met hun budget. Om te voorkomen dat hele IT-afdelingen de administratie hoeven te doen, voert de storagesoftware zijn taken grotendeels automatisch uit. De taken kunnen op vaste tijden worden gepland en uitgevoerd. Wanneer deze taken zijn voltooid, kunt u hiervan op de hoogte worden gesteld via e-mail of pop-up. Mochten er ondanks het gebruik van speciale software knelpunten ontstaan, dan kunnen deze in een vroeg stadium worden gesignaleerd en verholpen. Geavanceerde applicaties bieden een intuïtieve gebruikersinterface die efficiënt werken mogelijk maakt zonder een lange trainingsperiode. Daarnaast is de storage-software altijd up-to-date met de laatste updates, zodat het updaten van bijvoorbeeld de besturingssoftware geen negatieve invloed heeft op het databeheer. Op de lange termijn bespaart de softwarematige oplossing opslagcapaciteit en personeel. Niet alleen is databeheer efficiënter en betrouwbaarder, maar de kosten kunnen ook worden verlaagd. Daarom is deze investering de moeite waard, vooral voor IT-bedrijven of wereldwijd genetwerkte bedrijven.