Een van de grootste misvattingen over Voice over Internet Protocol (VoIP) is dat veel mensen geloven dat dit telefoonsysteem alleen ideaal is voor grote bedrijven. VoIP heeft veel mogelijkheden waar ook kleine ondernemers hun voordeel mee kunnen doen.
VoIP stelt gebruikers in staat te bellen en gebeld te worden via een breedband internetverbinding in plaats van via een gewone of analoge telefoonlijn. Deze technologie zet geluid om in digitale pakketjes en stuurt het door via het internet, vergelijkbaar met andere soorten data zoals e-mail.
VoIP is niet alleen een nieuwe technologie om ouderwetse gesprekken goedkoper te maken. Wat het zo krachtig maakt, is dat het spraak omzet in digitale datapakketjes die kunnen worden opgeslagen, doorzocht, gekopieerd, gecombineerd met andere gegevens, en gedistribueerd naar vrijwel elk apparaat dat verbinding heeft met het internet.
Hier zijn de top 8 voordelen van VOIP bellen voor kleine bedrijven:
1. Uitstekende gesprekskwaliteit
VoIP technologie is zo geëvolueerd dat de persoon die u belt of de persoon die u belt niet kan zeggen of u VoIP of traditionele vaste lijn gebruikt. De huidige VoIP telefoondienst heeft zelfs de traditionele vaste lijn overtroffen in termen van gesprekskwaliteit.
2. Multi-functionaliteit
Er is meer bij VoIP dan alleen bellen en gebeld worden. Moderne VoIP systemen bevatten andere communicatiediensten zoals instant messaging, aanwezigheidsinformatie, teleconferencing, videoconferencing, het ontvangen van voicemail en faxen via e-mail.
De vele functies van VoIP, zoals videoconferencing, stellen u in staat om in contact te blijven met werknemers om belangrijke zaken te bespreken, ongeacht waar ze zich in de wereld bevinden. Dankzij dit moderne communicatiesysteem hoeven uw werknemers niet noodzakelijk fysiek aanwezig te zijn op kantoor. Zij kunnen in plaats daarvan vanuit huis of vanuit het buitenland werken.
Met VoIP kunnen voicemail en faxen worden doorgestuurd naar uw e-mail. Via dit systeem ontvangt u uw berichten op één plaats – uw e-mail. Dit maakt het ook mogelijk om berichten te archiveren of door te sturen.
3. Beveiligd
Vergeleken met de traditionele analoge telefoonverbinding is hosted VoIP veel veiliger. Dit moderne telefoonsysteem heeft gestandaardiseerde encryptieprotocollen, waardoor uw gesprekken en gegevens veilig zijn – iets wat niet kan op een gewone telefoonverbinding.
4. Portabiliteit
Zolang u toegang heeft tot internet, kunt u uw VoIP-systeem overal gebruiken. Met VoIP kunt u bellen en gebeld worden vanaf meerdere apparaten, waaronder uw smartphone, zodat u bereikbaar bent voor klanten of collega’s, waar ter wereld u zich ook bevindt.
Het laat u ook toe om oproepen door te schakelen naar uw collega’s zonder dat klanten een ander nummer moeten bellen. Met dit telefoonsysteem kunt u ook uw status instellen om uw collega’s te laten weten of u wel of niet beschikbaar bent om oproepen aan te nemen.
5. Geautomatiseerde assistentie
Met VoIP kunnen antwoorden op eenvoudige veelgestelde vragen worden geprogrammeerd om klanten te bedienen die na kantooruren bellen. Vakantie-openingstijden, reguliere openingstijden en andere belangrijke mededelingen kunnen worden geprogrammeerd, zodat uw klanten op elk uur van de dag en de nacht optimaal worden bediend.
6. Gespreksopname Service
Met VoIP kunnen gesprekken worden opgenomen, zodat u en uw collega’s belangrijke gesprekken kunnen afspelen en er zeker van kunnen zijn dat belangrijke boodschappen niet worden gemist. Met dit moderne telefoonsysteem kunt u ook gesprekslogboeken bekijken om te bepalen op welk moment van de dag klanten het meest bellen, hoe lang elk gesprek duurt en nog veel meer relevante informatie.
7. Verhoogde Productiviteit
VoIP verhoogt de productiviteit door het elimineren van “phone tag” – een fenomeen dat optreedt wanneer twee mensen elkaar proberen te bellen via de telefoon, maar geen van beiden in staat is om de ander te pakken te krijgen. Phone tag leidt alleen maar tot meer frustratie bij klanten, verminderde verkoop en remt kleine bedrijven de capaciteit om te groeien.
Met VoIP kunnen telefoonnummers zo geprogrammeerd worden dat ze op meerdere toestellen overgaan voordat ze naar de voicemail gaan. Dit vermindert de kans dat werknemers en klanten te maken krijgen met ‘phone tag’.